Servicios y herramientas de oficina virtual
Sistema de gestión documental son todos aquellos programas informáticos creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.
Actualmente, los DMS, son importantes para mitigar los problemas de gestión que puede generar el trabajo a distancia y aporta soluciones digitales remotas para mantener a los equipos de trabajo conectados y alineados con los objetivos de la empresa.
Principales usos de una herramienta DMS para las empresas:
Permite organizar inteligentemente los datos
Permite llevar un control y orden en tiempo real de todas las versiones y actualizaciones de cada documento en cuestión, gracias a sus funcionalidades como categorización, etiquetado y la clasificación de los mismos.
Accesibilidad a documentos compartidos
Los documentos de la empresa pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa, además de compartirlos con las restricciones y accesos que correspondan para cada usuario. De esta manera, el uso del papel puede eliminarse de forma permanente.
Integración con otras herramientas
Fácil integración a otras herramientas de gestión empresarial, ERP, CRM, o CMS.
Destacamos importancia de contar con la mayor cantidad de soluciones tecnológicas para agilizar sus procesos dentro y fuera de la empresa. En este sentido un DMS es una herramienta clave para ayudar a las empresas a lograr mejores resultados y alcanzar sus objetivos.
¿Qué nos aporta?
- Trazabilidad documental.
- Rápido acceso a los archivos y mayor eficiencia.
- Control de versiones en tiempo real.
Seguridad y respaldo de los documentos.